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Automatisierte Weihnachtsaktion

Das Ziel unserer letzten Weihnachtsaktion war es, unsere Kunden in einem vollautomatisierten Ablauf zum Mitmachen zu bewegen und damit einen von uns finanzierten Spendenbetrag an verschiedene Organisationen zu verteilen.

Unsere gesamte Weihnachtsaktion lief über die Automation von mailXpert und wurde mit einer eigens dafür entwickelten Applikation verknüpft. So war es uns möglich, die Aktion einmalig vorzubereiten und uns danach zurückzulehnen. Alles was nach dem Start bis Weihnachten geschah, passierte ohne unser weiteres Zutun.

 

So haben wir geplant

In einem ersten Schritt brachten wir unsere Idee auf Papier und bereiteten ein Konzept sowie eine Skizze des Ablaufs vor.

Zusätzlich zum Aufbau des «Flows» in mailXpert planten wir eine Applikation für die Verteilung der Spenden. Auch hier war es wichtig, dass die Vorgaben von Anfang an klar und vollständig definiert waren, so dass die Entwicklung der Applikation in die Wege geleitet werden konnte.

Es folgte die Erstellung von verschiedenen Subseiten auf der Spenden-Webseite (https://donate.x-mas.app/), wie beispielsweise die Bestätigungsseite zur Anmeldung und die verschiedenen Blogbeiträge, welche die Aktion begleiteten. Insgesamt ergab dies eine Anzahl von 9 Seiten, die für die Aktion vorbereitet wurden.

 

Ablauf der Weihnachtsaktion

Um an der Spendenaktion teilnehmen zu können, mussten sich unsere Kunden im ersten E-Mail für die Teilnahme registrieren. Durch die Registration startete für die Teilnehmer der Prozess der Automation sowie die automatische Berechnung des möglichen Betrages, welcher an drei unterschiedliche Organisationen verteilt werden konnte.

Es gab insgesamt 3 Spenden-Runden, in denen die Teilnehmer einen spezifischen Betrag zuerst einem Spenden-Empfänger zuteilen, dann auf zwei verschiedene Spenden-Empfängern verteilen und in der letzten Runde schliesslich für eine Vervielfachung für einen Spendenempfänger abstimmen konnten.

Zwischen diesen 3 Runden wurden jeweils E-Mails mit dem aktuellen Zwischenstand sowie Blogbeiträgen mit weiterführenden Informationen zu verschiedenen Themen versendet. Die Herausforderung in den E-Mails war, dass sich das Bild (animiertes GIF) mit dem abgebildeten Zwischenstand kurz vor dem Versand an die Teilnehmerzahl und Themenwahl anpassen und die korrekten Beträge anzeigen musste. Da wir auch das E-Mail nach dem Start der Automation nicht mehr manuell verändern wollten, musste das Bild beim Versand einen Echtzeit-Inhalt anzeigen. 

Deshalb haben wir dazu ein neues Element konzipiert, das neu auch für all unsere Kunden im Editor zur Verfügung steht:

«Externes Bild»

Dieses neue Element ermöglicht die Integration eines externen Bildes in Echtzeit-Darstellung. Damit beim Versand automatisch der aktuelle Inhalt ins E-Mail integriert wurde, musste im Editor nur die URL zu diesem externen Bild hinterlegt werden. Beim Versand wurde dadurch der aktuelle Betrag jeder Organisation in Echtzeit integriert und im E-Mail angezeigt.

 

Die Logik der Spenden-Applikation

Damit unsere Spenden-Aktion im vorhergesehenen Rahmen ablief, waren folgende Überlegungen nötig:

  • Das im Vorfeld definierte Gesamtbudget sollte soweit als möglich von den Teilnehmern der Aktion in mehreren Runden ausgeschöpft werden.
  • Weil die Anzahl der Teilnehmer zum Start der Aktion nicht bekannt war, muss die Applikation den verfügbaren Betrag je Teilnehmer dynamisch berechnen können.
  • Um die Funktionsweise der Automation glaubwürdig zu demonstrieren, sollten nach dem Start keine manuellen Schritte mehr ausgeführt werden.

Da alle Webapplikationen von mailXpert-Kunden durch die ARTACK WebLab GmbH (Schwestergesellschaft der mailXpert GmbH) umgesetzt werden, profitierte auch unsere Weihnachtsaktion von der Erfahrung der Entwickler und wurde mit diesen gemeinsam geplant und umgesetzt.

 

Zahlen und Fakten zur Spendenaktion

Bis kurz vor dem Versand des letzten E-Mails wurden insgesamt CHF 2'138.35 an Spenden durch das Mitmachen unserer Kunden verteilt. Damit kamen wir sehr nah an unser Gesamtbudget für die Weihnachtsspenden von CHF 2'500.- heran.

Legen wir doch gleich ein paar statistische Zahlen zu unserer Weihnachtsaktion offen:

  • Von insgesamt 211 Öffnungen des ersten E-Mails haben sich im ersten Anlauf 51 Empfänger registriert.
  • Nach dem Versenden des Reminders kamen noch 7 Teilnehmer dazu.
  • Für weitere 10 Empfänger hat es leider nicht mehr gereicht, da die Frist zur Registration bereits abgelaufen war, bevor sie sich anmelden konnten.

Weil der Zeitplan für die Weihnachtsaktion relativ straff war, mussten wir damit rechnen, dass es nicht für alle Empfänger reicht. Jedenfalls sollte bei der Planung genug Zeit für eine Anmeldung eingerechnet resp. ein alternativer Flow für spätere Anmeldungen vorbereitet werden.

  • Die Weihnachtsaktion startete mit 58 Teilnehmern, die mit dem ersten Spendenaufruf einen Betrag von 10.80 Fr. verteilen konnten.
  • Fast alle haben ihren Betrag genutzt und verteilt – es wurde insgesamt 55-mal geklickt.
  • In der zweiten Runde wurden alle 58 Teilnehmer zur Zweifach-Spende aufgefordert. Es gab dieses Mal einen Betrag von 7.55 Fr. an zwei Organisationen zu spenden. Insgesamt kamen 79 von möglichen 116 Klicks in dieser Runde zusammen.

Die Applikation berechnete für die letzte Runde eine mögliche Vervielfachung um den Faktor 4 für jeden Teilnehmer. Damit sollten wir insgesamt möglichst nahe an das geplante Budgetlimit herankommen.

Als krönender Abschluss wurde den Teilnehmern der Weihnachtsaktion automatisch eine personalisierte Postkarte aus mailXpert zugeschickt. Dabei konnte jeder Teilnehmer erfahren, wie viele Franken seine Klicks für die Gesamtspende beigetragen haben.

Diese neue Funktion haben wir speziell für die Weihnachtsaktion implementiert. Zur Zeit arbeiten wir daran, diese Funktion für all unsere Kunden für eigene Ideen zur Verfügung zu stellen.

Damit haben Sie nun auch hinter die Kulissen einer solchen Aktion gesehen. Wir sind angesichts der allgemeinen E-Mail-Flut zur Weihnachtszeit sehr zufrieden mit der Teilnehmerzahl und hoffen natürlich, wir konnten Ihnen eine inspirierende Möglichkeit zum Einsatz unserer Automation aufzeigen.