Bevor wir uns (an anderer Stelle) mit KI-generierten Inhalten, Automatisierungen, Split-Tests, GIF-Animationen, Darkmode und weiteren E-Mail-Marketing Buzzwords befassen, ist es absolut entscheidend, die Basics im Griff zu haben. Denn die simple Wahrheit ist: Wenn Ihr E-Mail nicht ankommt, resp. nicht gelesen wird, ist jegliche Mühe vergebens!
Damit Ihre Message eine echte Chance hat, muss sie diese beiden Hürden meistern:
1. Ihr E-Mail muss im Posteingang ankommen.
Spamfilter sind strenger denn je, und selbst kleine Fehler können dazu führen, dass Ihre Nachricht nie beim Empfänger ankommt. Eine seriöse Absenderreputation, die richtige Wortwahl und eine durchdachte Versandstrategie sind entscheidend, um nicht im Spam-Ordner zu landen.
2. Ihr E-Mail muss sofort überzeugen.
Die Betreffzeile muss ins Auge springen, der Absender Vertrauen wecken und der Vorschautext neugierig machen. Denn die meisten Empfänger entscheiden in Sekunden(-Bruchteilen), ob sie eine E-Mail öffnen oder ignorieren. Und selbst wenn sie geöffnet wird, zählt der erste Eindruck – sonst bleibt der eigentliche Inhalt ungelesen.
Wie sorge ich also dafür, dass meine E-Mails zugestellt, gelesen und beachtet werden?
Die Zustellbarkeit einer Nachricht wird von drei «Akteuren» beeinflusst:
- Dem Versender (also von Ihnen)
- Dem E-Mail-Marketing Lösungsanbieter
- Dem Posteingangs-Server und der lokalen Infrastruktur der Empfangsperson
Die Reihenfolge entspricht auch dem Grad an Einfluss, den Sie auf die Zustellbarkeit einer Nachricht nehmen können. Sehen wir uns also an, was Sie alles tun können!
1. Basics, die Sie als Versender unbedingt (!) beachten sollten
Als Versender haben Sie den grössten Einfluss darauf, ob Ihr E-Mail sicher im Posteingang ankommt. Folgendes sollten Sie sicherstellen:
a) Eine saubere Absenderreputation aufbauen
- Versenden Sie E-Mails nur an Empfänger, die sich ausdrücklich dafür angemeldet haben (Double-Opt-in). Warum? Weil Reklamationen («als Spam markieren») und Spamtraps sehr schnell dazu führen, dass Ihre E-Mails auch bei anderen Empfängern nicht mehr angezeigt werden!
- Vermeiden Sie hohe Bounce-Raten, indem Sie veraltete oder fehlerhafte Adressen regelmässig bereinigen.
- Halten Sie die Abmeldefunktion einfach und transparent – so vermeiden Sie Spam-Beschwerden.
b) Authentifizierungsmechanismen korrekt einrichten
- Nutzen Sie SPF (Sender Policy Framework), um zu definieren, welche Server E-Mails in Ihrem Namen versenden dürfen.
- DKIM (DomainKeys Identified Mail) stellt sicher, dass die E-Mail unterwegs nicht manipuliert wurde.
- DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance) legt fest, wie der Empfänger-Server mit nicht authentifizierten E-Mails umgehen soll.
➔ Alle diese Mechanismen werden von mailXpert abgedeckt und wir unterstützen Sie bei der Einrichtung Ihres Kontos.
c) Vorsicht mit Inhalten und Anhängen
- Vermeiden Sie verdächtige Begriffe wie „gratis“, „sofort kaufen“ oder „Kredit“.
- Setzen Sie nicht ausschliesslich auf Bilder – reine Bild-E-Mails werden häufiger als Spam eingestuft.
- Achten Sie darauf, dass Ihre Links und Anhänge vertrauenswürdig sind, da unsichere URLs zu Sperrungen führen können.
d) Die richtige Versandfrequenz wählen
- Zu viele E-Mails in kurzer Zeit können Ihre Reputation schädigen.
- Achten Sie auf gleichmässige Versandvolumen, um abrupte Veränderungen zu vermeiden, die Spamfilter misstrauisch machen.
- Zu lange Pausen zwischen Sendungen können Ihre dedizierte Versand-IP «erkalten» lassen (sofern Sie eine solche einsetzen).
e) Zielgruppengerechte Inhalte aufbereiten
- Was erwarten Ihre Empfänger? Für welche Newsletter und Inhalte haben Sie sich angemeldet? Liefern Sie den Empfängern grösstenteils das, was Sie erwarten und bauen Sie anderes passend ein.
- Wecken Sie in der Betreffzeile und im Pre-Header Interesse, aber führen Sie die Empfänger nicht in die Irre.
- Langweilen Sie die Empfänger nicht. Kommen Sie zur Sache.
- Achten Sie auf ein ausgewogenes Bild-/Text-Verhältnis.
- Verwenden Sie die für Ihre Empfänger passende Sprache.
- Erstellen Sie hochwertige Inhalte, die Ihr Unternehmen resp. Ihre Organisation repräsentieren.
- Testen Sie Ihr E-Mail sowohl auf Desktop-, als auch auf mobilen Geräten.
2. Was Sie mit Ihrem Lösungsanbieter resp. mailXpert sicherstellen
a) Seriosität
- Wählen Sie auf alle Fälle einen Lösungsanbieter, der sich klar zu erlaubnisbasiertem E-Mail-Marketing bekennt, um eine stabile Versandreputation sicherzustellen.
- Wählen Sie einen Lösungsanbieter, der die Schweizerische und Europäische Gesetzeslage kennt und respektiert.
- Wählen Sie einen Lösungsanbieter, der CSA-zertifiziert ist, um von der bevorzugten Zustellung bei diversen Inboxprovidern zu profitieren.
- Wählen Sie einen Lösungsanbieter, der persönlichen Support in Ihrer Sprache anbietet und den Sie auf für Sie passenden Kanälen kontaktieren können.
b) Technische Aspekte
- Wählen Sie einen Lösungsanbieter, der die Serverinfrastruktur in der Schweiz betreibt.
- Wenn Sie hohe Versandvolumen haben, sollten Sie prüfen, ob eine dedizierte IP-Adresse sinnvoll ist.
- Im Falle einer dedizierten IP-Versandadresse, sollte der Anbieter ihnen ein IP-Warmup anbieten können.
- Stellen Sie sicher, dass Ihr Anbieter SPF, DKIM und DMARC für Ihre Domain einrichten kann.
- Stellen Sie sicher, dass Ihr Anbieter mit unzustellbaren E-Mails korrekt umgehen kann.
- Stellen Sie sicher, dass Ihr Anbieter in einem Fenster der idealen Versandgeschwindigkeit arbeitet, um greylisting zu verhindern bzw. zu reduzieren.
3. Die Grenzen der Einflussnahme (und was dennoch hilft!)
Sobald Ihre E-Mail das System des Versenders verlassen hat, liegt sie in den Händen des Posteingangsservers und der Infrastruktur der Empfangsperson. Hier haben Sie nur noch begrenzten Einfluss – doch einige Massnahmen können dennoch helfen. Hier ein Überblick:
a) Wie Posteingangs-Server E-Mails bewerten
- Jeder Anbieter (Gmail, Outlook, GMX, Bluewin etc.) hat eigene Filtermechanismen, die sich stetig ändern.
- Grosse Anbieter wie Gmail bewerten Ihr Verhalten anhand von Faktoren wie Öffnungsraten, Spam-Beschwerden und Nutzerinteraktion.
- Eine hohe Engagement-Rate (mehr geöffnete E-Mails, weniger Abmeldungen) verbessert Ihre Chancen, im Posteingang statt im Spam-Ordner zu landen.
b) Was auf Empfängerseite passiert
- Manche Unternehmen haben individuell konfigurierte Firewalls oder Spamfilter, die E-Mails herausfiltern, bevor sie überhaupt ankommen.
- Der Empfänger kann Filterregeln setzen, die Ihre Nachrichten blockieren oder in den Spam-Ordner verschieben.
- Öffnungs- und Klickraten sind oft verfälscht, weil manche Mail-Programme externe Inhalte (wie Tracking-Pixel) automatisch blockieren.
c) Was Sie trotzdem tun können
- Schreiben Sie nur Empfänger an, bei denen Sie sich absolut sicher sind, dass diese Ihre Nachrichten möchten. So verhindern Sie negative Folgeeffekte.
- Bitten Sie Ihre Abonnenten, Ihre Absenderadresse als „sicheren Absender“ zu markieren.
- Halten Sie Ihre Empfängerliste aktuell und entfernen Sie inaktive Kontakte.
➔ Nicht alles liegt in Ihrer Hand – aber mit den richtigen Massnahmen erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre E-Mails im Posteingang landen und auch gelesen werden.
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